Privacy policy Timmerdorp (Jeugd Actief) 

Jeugd Actief hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Wij respecteren uw privacy en verwerken uw persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor u ze heeft verstrekt. Dit doen wij in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. In de Privacy Policy willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens wij verzamelen, voor welke doeleinden en hoe wij omgaan met persoonsgegevens.   

Stichting Jeugd Actief is een 100% vrijwilligersorganisatie die leuke, spannende en originele activiteiten organiseert in Leerdam voor kinderen tussen 6 en 12 jaar om zich in bredere zin sportief, cultureel, sociaal en creatief te ontwikkelen. 

Wanneer uw kind(eren) aanwezig is/zijn op een activiteit van Jeugd Actief bestaat de mogelijkheid dat hij/zij gefotografeerd wordt(en). Wij zijn niet verplicht om hiervoor aan u toestemming te vragen, omdat het niet ons doel is om de foto’s te gebruiken voor de identificatie van uw kind(eren). Wel zullen wij vooraf aan een activiteit melden dat er een fotograaf aanwezig is. Bij de kleinere activiteiten kunt u dan aangeven of uw kind wel of niet herkenbaar gefotografeerd mag worden. Bij de grotere activiteiten (meer dan 50 deelnemers) bieden wij u en uw kind(eren) de gelegenheid om niet in beeld te komen tijdens het fotograferen. De foto’s en/of video’s worden gemaakt ter promotie van ons, maar ook ter promotie van onze samenwerkingspartners, en zijn bedoelt als sfeerimpressie, als bewijs voor subsidie-aanvragen, als toekomstig promotiemateriaal in folders of op onze website. Daarnaast zien wij in het kader van de AVG-verordening het als een gerechtvaardigd belang om de gemaakte foto’s te gebruiken als verslag van de activiteit op onze Social Media kanalen. Dit valt onder de vrijheid van meningsuiting. Staat of staan uw kind(eren) op een foto en zou u graag zien dat die foto wordt verwijdert, stuur dan een mail met uw verzoek naar: secretariaat@jeugdactief.nl. Wij zullen uw verzoek binnen vier weken na ontvangst verwerken. Wij proberen pers en andere fotografen enkel op ons verzoek foto’s wel of niet te laten plaatsen, echter kunnen wij hierbij niets garanderen. 

Leerdam mei 2019  

Welke gegevens heeft Jeugd Actief van u/uw kind?  

Voor het evenement Timmerdorp maken wij gebruik van een online inschrijving waarbij u gegevens verstrekt over uw kind en, als u zich aanmeldt als vrijwilliger, over uzelf.  Om goed in te kunnen spelen op de behoeften en in de omgang met u en/of uw kind is het van belang dat u alle gegevens bij de online aanmelding invult. De volgende gegevens worden gevraagd en tevens vermelden wij erbij waarvoor wij deze gegevens gebruiken.  

Naam: Simpelweg als aanspreektitel voor de deelnemer, wij spreken uw kind graag met hun naam aan, niet met een nummer. 
Adres: Uw adres wordt geraadpleegd mocht de organisatie gevonden voorwerpen, voorzien van naam aantreffen, of als om niet nader te bepalen redenen deelnemers naar huis (gebracht) moeten worden. Dit wordt onder geen beding gecommuniceerd met derden, het kan zijn dat een anoniem adres voor een deelnemer cruciaal is. Wij doen er alles aan om deze gegevens dan ook privé te houden. 
Geboortedatum: Ter controle van onze deelnamevoorwaarden. 
Geslacht: geslacht is niet verplicht, de optie m/v is gegeven, mocht hier anders over gedacht worden kan dat aangegeven worden. 
Leeftijd tijdens Timmerdorp: Ter controle van onze deelnamevoorwaarden.
Groep: Ter controle van onze deelnamevoorwaarden. 
School: Deelnemers moeten nog op de basisschool zitten met voorkeur in Leerdam, echter kinderen van basisscholen van buiten Leerdam mogen ook meedoen.
Huisarts: In geval van een medische noodsituatie kunnen de medische hulpdiensten direct contact opnemen met de desbetreffende eigen huisartsenpraktijk.
Zwemdiploma: Van belang in geval van activiteiten met zwemonderdelen. Ouders geven wel of geen toestemming om mee te doen als het kind alleen een A-diploma heeft.
Fiets ter beschikking: Van belang in geval van activiteiten waarbij een fiets noodzakelijk is.
Indeling in de groep 6/9 of 10+: Ter controle van onze deelnamevoorwaarden.
Overnachting 10+: Van belang voor de nachtregistratie en organisatie van de activiteit.
Emailadres: Naar dit e-mailadres worden bevestigingen van de inschrijving, reminders ophalen pasjes, urgente meldingen en uitnodigingen voor de volgende editie gestuurd. Mocht u dit niet op prijs stellen, kunt u zich te allen tijde uitschrijven via de uitschrijflink of door een mail te sturen naar pr@jeugdactief.nl 
Telefoonnummer: Hiermede word contact gezocht met ouders in geval van verwijdering van het terrein, acute ziekte, medische noodsituaties etc. 
Let op; de prioriteit gaat uit naar de deelnemer, en deze wordt als de situatie hierom vraagt, direct behandeld, u wordt z.s.m. op de hoogte gesteld, dat is niet perse voor behandeling. 
Telefoonnummer bij geen gehoor: telefoonnummer ouder 2 of ander familielid, alleen bij geen gehoor. 
Bijzonderheden: alle bijzonderheden komen in het dit tekstveld, hier kan dus o.a. informatie staan over medicatie en e.v.t. aandoeningen. Dit veld is enkel te raadplegen door de voorzitter en van Timmerdorp (Vanessa Meijer & Tamara Hennekes). Dit veld is cruciaal! Wij kunnen de veiligheid van uw kind niet garanderen als wij hen niet kunnen bijstaan met medicatie etc. tevens bij een noodgeval kan dit leidend zijn in het vervolgtraject.  

Er worden door bovengenoemde personen van Jeugd Actief geen uitspraken doch uitlatingen gedaan over de gezondheid van uw kind, alleen tegen de ouders/verzorgers en e.v.t. medisch personeel.  

Alle gegevens worden dus enkel t.b.v. Timmerdorp gebruikt en deze blijven ook in het bezit van Timmerdorp, deze worden absoluut niet aan derden verstrekt.  

U kunt bij alle bovenstaande gegevens kiezen ze niet op te geven, echter wordt dit door ons afgeraden, we hebben deze hard nodig ieders veiligheid te garanderen.  

Wat gebeurt er met mijn aanmelding/gegevens?  

De AVG eist “passende beveiliging” van persoonsgegevens, maar dicteert niet waaraan die beveiliging exact moet voldoen.  Hier volgt een overzicht hoe Jeugd Actief uw gegevens veilig probeert te houden.   

Bij een analoge opgave:  

U kunt uw kind(eren) ook analoog opgeven voor onze activiteiten. Dit gebeurt op aangegeven inschrijfmomenten en dit wordt door vaste vrijwilligers van Jeugd Actief gecoördineerd. Bij de fysieke inschrijving van het Timmerdorp wordt papieren inschrijfformulieren met dezelfde vragen als de online versies verstrekt. Deze dient u te voorzien van de gevraagde informatie.  

De formulieren worden verwerkt in de database en tijdens het evenement bewaard door de secretaris. Maximaal 2 weken na einde van het evenement worden de formulieren vernietigd om zo fysieke datalekken te voorkomen. De formulieren worden alleen tijdens het evenement geraadpleegd als dit noodzakelijk is in een “medisch” noodgeval en er geen toegang is tot de digitale gegevens op de database. De analoge gegevens worden alleen tijdens het evenement geraadpleegd in geval van calamiteiten en medische situaties en er geen toegang is tot de digitale gegevens op de database.  

Bij een digitale opgave:  

Na online registratie via het aanmeldformulier  krijgt u een mail met het verzoek om de gegevens te controleren en, indien nodig, wijzigingen door te geven via mail. Bij registratie voor het Timmerdorp moet u de bevestigingsmail uitprinten en meenemen naar de fysieke inschrijving. Deze prints worden tot maximaal 2 weken na het evenement bewaard waarna ze vernietigd worden om zo fysieke datalekken te voorkomen. De digitale gegevens worden alleen tijden het evenement geraadpleegd in geval van calamiteiten en medische situaties.  

Zowel de analoge formulieren als de digitale gegevens kunnen slechts worden geraadpleegd door de daartoe bevoegde bestuursleden van Jeugd Actief. (voorzitter Timmerdorp, Voorzitter Jeugd Actief, secretaris Jeugd Actief en de coördinator aandachtskinderen Jeugd Actief).   

De contactgegevens van u en uw kinderen blijven 1 jaar in het systeem voor een eventuele reminder voor de volgende editie, privacygevoelige gegevens als adres, telefoonnummer, geslacht,  en medische gegevens worden verwijderd na afloop van het evenement.  

Timmerdorppasjes:  

Iedere deelnemer krijgt tijdens het Timmerdorp zijn persoonlijke identificatiepasje, deze wordt door Jeugd Actief voorafgaand aan het evenement verstrekt tezamen met een instructieboekje voor de gehele Timmerdorpweek.  Dit pasje moet tijdens het evenement iedere dag worden meegenomen, zo kunnen alle vrijwilligers zien hoe de deelnemer heet. Ook staat hier het telefoonnummer van ouders op vermeld en noodzakelijke medisch informatie.  

Het niet meenemen van dit pasje  is de verantwoordelijkheid van de ouders/verzorgers. Gevonden pasjes op het terrein worden geretourneerd of vernietigd.   

Foto’s 

Alle foto;s die door een vooraf  aangestelde fotograaf/pr bestuurslid  van Jeugd Actief worden gemaakt, worden extern op een server opgeslagen.  

Wat als Timmerdorp onverhoopt een datalek oploopt?  

Allereerst behoeft het uitleg wat een datalek is: “Een aanzienelijke  kans op ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van de persoonsgegevens”.  

Bij het opmerken van een datalek wordt onmiddellijk een overleg bijeengeroepen van de kerngroep. De kerngroep bestaat uit:  

– Bart Bruggeman, voorzitter Jeugd Actief 

– Vanessa Meijer, voorzitter Timmerdorp  

– Ans van Hoogdalem, secretaris Jeugd Actief 

– Jacqueline Wolthuis, pr en communicatie Jeugd Actief  

Zij kunnen zich zo nodig laten bijstaan en adviseren door relevante personen. Dit wordt ter plekke door de kerngroep bepaald.  

Bij een afgebakend, klein datalek worden de getroffen ouders in kennis gesteld. (bijvoorbeeld als gegevens van een klein aantal deelnemers “op straat komt”. Zij worden telefonisch ingelicht over de geconstateerde zaken. Dan wordt gepoogd het voorval in de toekomst te voorkomen. Ook zullen wij voor de zekerheid de AVG in kennis stellen van het lek, en tevens ook de oplossing vermelden.  

Bij een groot datalek, denk aan een aanval op onze server. Zullen wij in kennis gesteld worden door de hosting hiervan. Wij zullen pogen uit te zoeken waar welke gegevens gebleven zijn, en ook de getroffen ouders in kennis stellen via e-mail. Meteen gaan wij op zoek naar een oplossing, als de servers niet meer te vertrouwen zijn, zullen wij deze leegmaken en op offline of analoge manier verder. Ook zullen wij voor de zekerheid de AVG in kennis stellen van het lek, en tevens ook de oplossing vermelden.   

Wat doet Jeugd Actief om haar vrijwilligers te instrueren?  

Vrijwilligers worden geïnformeerd over voorgenoemd protocollen en geïnstrueerd hoe te handelen in geval van datalekken en/of vragen van derden. (niet antwoorden, wel melden aan voorzitter). Tevens dient alle pers en andere aanwezigen zich voor betreden terrein zich persoonlijk bij te melden bij een van de vaste vrijwilligers van Jeugd Actief van diens aanwezigheid.  

Jeugd Actief vrijwilligers mogen geen foto’s met deelnemers publiceren op privétitel zonder dit eerst uitdrukkelijk aan de voorzitter te hebben gevraagd. Onder publicatie worden alle social media beschouwd zoals: Twitter, Facebook, Instagram, Snapchat, WhatsApp, MMS, etc.  

Mocht u als ouder nog vragen of opmerkingen hebben betreffende dit document, de manier waarop wij met de gegevens van de deelnemers omgaan, of andere zaken; voel u dan vrij om contact op te nemen met ons.  timmerdorp@jeugdactief .nl